Uppdragsbeskrivningar

Syftet med uppdragsbeskrivningarna för de olika roller i Bagarmossens scoutkår är att tydliggöra ansvarsfördelningen inom kåren och att utgöra ett stöd och en vägledning för de som åtar sig olika uppdrag.  Uppdragsbeskrivningen kan justeras över tid då en del ansvarsområden kan flyttas mellan olika roller. Saknar du någon information, behöver något läggas till eller justeras? Hör av dig till vår ordförande Veronica Koutny Sochman på ordforande [snabela] bagisscout.se så ordnar vi det!

 Avdelningsledare

 ANSVARSOMRÅDEN

  • Ansvarar för avdelningens verksamhet och för att den motsvarar Scouternas program, kvalitets- och säkerhetskrav.
  • Leder avdelningens ledarteam och säkerställer att det finns tillräckligt många ledare för avdelningen.
  • Leder planeringen av avdelningens verksamhet.
  • Hanterar föräldrakontakter och information till föräldrar.
  • Rekryterar nya scouter.
  • Registrerar (och avregistrerar) avdelningens scouter i medlemsregistret Scoutnet som underlag för fakturering av terminsavgifter. Dokumenterar löpande närvaro på möten som underlag för bidragsansökningar hos Stockholms stad (aggregeras terminsvis).
  • Ansvarar för väntelistor med scouter som vill vara med i avdelningen men inte får plats för tillfället.
  • Hanterar avdelningens ekonomi och förvaltar avdelningsbidraget som avdelningen tilldelas terminsvis. Ansöker vid behov om ytterligare medel hos kårstyrelsen. Användning av avdelningsbidraget behöver inte redovisas till kassören- avdelningsledaren har förtroende att hantera bidraget på ett sätt som gynnar avdelningen och dess verksamhet t ex för inköp av märken, material till hantverk eller förtäring.
  • Rapporterar till styrelsen om avdelningens verksamhet och eventuella utmaningar inom avdelningen
  • Utses av styrelsen
TIDSÅTGÅNG

  • En kväll per vecka för avdelningsmöten
  • Ca en kväll per månad för planering, möten och annan administration
  • En till två helger per termin för hajker och övernattningar
  • Ca en vecka per sommar för lägerverksamhet

 

Ledare

ANSVARSOMRÅDEN

  • Deltar i planeringen av avdelningens verksamhet.
  • Ser tillsammans med övriga ledare till att avdelningens verksamhet genomförs enligt plan.
  • Utses av avdelningsledaren.
TIDSÅTGÅNG

  • Som avdelnings-ledaren ovan

Kårstyrelse

ANSVAR & KVALIFIKATIONER

  • Ansvarar för kårens verksamhet, ekonomi och administration.
  • Övergripande ansvar för kårens målsättning, verksamhetsplanering, utveckling, kvalitet, säkerhet och information inklusive föräldrakontakter.
  • Bör bestå av en kombination av ledare, funktionärer, föräldrar och aktiva scouter och ha en jämn könsfördelning. Väljs av kårstämman  efter förslag från valberedningen.
TIDSÅTGÅNG

  • En kväll per månad för styrelsemöten samt ev ett längre strategimöte per år
  • Tillgänglig per mail och telefon för löpande diskussioner

Kårordförande

ANSVAR & KVALIFIKATIONER

  • Huvudansvarig för kåren och dess verksamhet , kvalitet och säkerhet samt utvecklingen därav.
  • Löpande dialog med alla delar i verksamheten om hur verksamheten fungerar, om tidsinsats och ev. behov av avlastning.
  • Ansvarar för styrelsens arbete. Sammankallar och leder styrelsens möten (kallar till möten, delger deltagarna dagordning och handlingar).
  • Sammankallar och leder kårstämman. Ansvarar för att samtliga underlag till kårstämman tas fram – verksamhetsberättelse, ekonomisk redovisning och revisionsberättelse för föregående år samt budget för nästkommande år.
  • Sprider information om beslut från kårstämman och styrelsens möten i kåren.
  • Genomför ett konstituerande styrelsemöte med den nya styrelsen direkt efter kårstämman.
  • Säkerställer att de beslut som fattats under kårstämman och i styrelsen genomförs genom att engagera ansvariga personer.
  • Är firmatecknare, det vill säga skriver under avtal och andra kontrakt i föreningens namn (även kårens kassör är fimatecknare).
  • Förvaltar och förbättrar löpande kårhandboken och uppdragsbeskrivningar för nyckelroller i kåren.
  • Representerar kåren utåt och utgör en sammanhållande kraft internt.
  • Är myndig.

TIDSÅTGÅNG

 

  • Se styrelsen ovan
  • Tid för löpande arbete och kontakter med styrelsen, ledare, funktionärer m fl
  • Övrigt arbete enligt överenskommelse

 Vice kårordförande

ANSVARSOMRÅDEN

  • Ersätter kårordförande om denna får förhinder och inte kan närvara.
  • Har kunskap om ordförandes roll och uppgift i föreningen.
  • Ytterligare uppdrag enligt överenskommelse.
TIDSÅTGÅNG

  • Se styrelsen ovan
  • Övrigt arbete enl.  överenskommelse

Kassör

ANSVAR & KVALIFIKATIONER

  • Informerar styrelsen om den ekonomiska situationen i föreningen och stämmer av in- och utbetalningar mot beslut.
  • Kontrollerar att termins-/medlemsavgifter likväl som avgifter för läger och övernattningar inbetalas.
  • Hanterar kvitton, ersätter utlägg och betalar fakturor.
  • Sköter kårens bokföring i redovisningsprogrammet Visma SPCS.
  • Tar fram förslag på budget för nästkommande år.
  • Tar fram årsbokslut och en ekonomisk berättelse vid årets slut.
  • Ansvarar för att revisioner genomförs och dokumenteras i en revisionsberättelse vid årets slut.
  • Hanterar bankkontakter.
  • Tömmer postfacket var 14:de dag (4002 hos ICA Bagarmossen)
  • Deklarerar och lämnar inkomstuppgifter till Skatteverket.
  • Är firmatecknare, det vill säga skriva under avtal och andra kontrakt i föreningens namn (även kårordförande är fimatecknare).
  • Ansvarar för ansökan om lokalbidrag i samverkan med lokalfogde och kårordförande. Samverkar med och stöttar kårens bidragsombud.
  • Är myndig.
TIDSÅTGÅNG

  • Se styrelsen ovan
  • Löpande arbete enligt denna rollbeskrivning
  • Övrigt arbete enl.  överenskommelse

Sekreterare

ANSVARSOMRÅDEN

  • Protokollför styrelsens möten, cirkulerar det justerade protokollet till samtliga ledare i kåren och arkiverar det i kårens dropbox.
  • Protokollför kårstämman, cirkulerar det justerade protokollet till samtliga ledare i kåren och arkiverar det i kårens dropbox.
TIDSÅTGÅNG

  • Se styrelsen ovan
  • Löpande arbete enligt denna rollbeskrivning

Övriga styrelseledamöter

ANSVARSOMRÅDEN

  • Ansvarsområden enligt överenskommelse.
TIDSÅTGÅNG

  • Se styrelsen ovan
  • Övrigt arbete enl.  överenskommelse

Revisor

ANSVARSOMRÅDEN

  • Granskar årligen kårens räkenskaper och ser att de överensstämmer med tagna beslut.
  • Bedömer om styrelsen har skött sitt uppdrag under verksamhetsåret.
TIDSÅTGÅNG

  • Ett par kvällar per år

Valberedning

ANSVAR & KVALIFIKATIONER

  • Föreslår styrelsemedlemmar och revisor till kårstämman. Löpande arbete under året för att hitta lämpliga kandidater.
  • Väljs av kårstämman. Deltagarna i valberedningen bör känna till kårens medlemmar. Avgående styrelsemedlemmar ingår ofta i valberedningen.
TIDSÅTGÅNG

  • Ett par kvällar per år
  • Löpande bevakning under året

Medlemsregistrerare

ANSVARSOMRÅDEN

  • Utbildar och stöttar avdelningsledarna så de vet hur de går till väga och kan ansvara för att uppdatera informationen om avdelningens scouter i Scoutnet så den är aktuell och korrekt
  • Påminner avdelningsledarna om behovet av uppdatering av uppgifterna om avdelningens scouter inför fakturering och bidragsansökningar
  • Är kontaktperson för personer som vill bli kårmedlemmar men som inte deltar i en avdelning (funktionärer, stödmedlemmar osv) samt för medlemmar som vill avsluta sitt medlemskap
  • Lämnar när så efterfrågas rapporter om medlemsutvecklingen till kårstyrelsen
TIDSÅTGÅNG

  • Ett par kvällar per år

Bidragsombud (BOMB)

ANSVARSOMRÅDEN

  • Ansöker i rätt tid om aktivitetsbidrag och lägerbidrag från Stockholms stad, Scouternas statsbidrag samt övriga bidrag (med undantag för lokalbidraget som hanteras av kassör och ordförande). Sammanställer erforderliga handlingar.
  • Bevakar möjligheter att söka bidrag och har kontakt med olika bidragsgivare.
TIDSÅTGÅNG

  • Ett par kvällar per år

Kårutbildningsansvarig (KUL)

ANSVARSOMRÅDEN

  • Ansvarar för att kårens medlemmar har adekvat utbildning och för register över genomförda utbildningar och kurser.
  • Informera om kursutbudet och uppmuntrar kårens ledare och intresserade scouter att delta.
  • Sprid information om möjligheten att söka stöd från Scouternas utbildningsfond och andra bidragsgivare.
  • Ansvarar för administrationen i samband med utbildningar, exempelvis anmälningar och bidragsansökningar för de som gått kurser.
  • Tar fram budgetunderlag.
TIDSÅTGÅNG

  • Ett par kvällar per år

Ledarmentor (LM)

ANSVARSOMRÅDEN

  • Ansvarar för att nya ledare får en introduktion till Scouterna.
  • Tillgänglig för dialog med avdelningar och ledare kring hur avdelningarna kan utvecklas
TIDSÅTGÅNG

  • Ett par kvällar per år

Materialförvaltare

ANSVARSOMRÅDEN

  • Ansvarar för underhåll, upprustning, nyanskaffning samt in- och utlåning av kårens material
  • Har kunskap om förrådets innehåll och skick.
  • Ser till att betalning kommer in för sålda artiklar tillsammans med kassören.
  • Tar fram budgetunderlag och en plan för kommande investeringar
TIDSÅTGÅNG

  • Några kvällar och/ eller dagar per år

Lokalfogde

ANSVARSOMRÅDEN

  • Ansvarar för kontakten med fastighetsägaren SISAB.
  • Ser till att lokalen och dess inredning är ändamålsenlig, säker och väl underhållen.
  • Ser till att reparationer och underhåll av lokalen och dess inredning utförs i egen regi eller vid behov upphandlas.
  • Ansvarar för kårlokalens ordningsregler och städrutiner och säkerställer att de efterlevs.
  • Tar fram budgetunderlag och plan för kommande investeringar och underhåll i lokalen och dess inredning.
TIDSÅTGÅNG

  • Några dagar och kvällar per år

Kommunikationsansvarig & Webmaster

ANSVARSOMRÅDEN

  • Ansvarar för utveckling och uppdatering av informationen på kårens hemsida och Facebook sida.
TIDSÅTGÅNG

  • Löpande. Ett par kvällar per år

IT-ansvarig

ANSVARSOMRÅDEN

  • Ansvarar för att kårens mejlgrupper är uppdaterade med rätt deltagare.
  • Ansvarar för kårens dropbox samt för att endast behöriga personer har access.
TIDSÅTGÅNG

  • Löpande. Ett par kvällar per år

Internationellt ombud

ANSVARSOMRÅDEN

  • Verkar för internationella aktiviteter och kontakter mellan scouterna i kåren och scouter i andra länder.
  • Sprider information om läger och annan scoutverksamhet internationellt.
TIDSÅTGÅNG

  • Ett par kvällar per år